“zadnej zgody na zaden spam nie wyrazamy” – tak wyglądała pierwsza linia maila jaki znalazłem dziś w firmowej skrzynce.

Nie przypominam sobie, żebym spamował kogokolwiek więc z zaciekawieniem przeczytałem dalej. Otóż nadawca, oburzony tym, że ktoś (a konkretnie pani Justyna z firmy Jcleaning) przysłał mu (i wielu innym osobom) zapytanie-zgodne-z-obowiązującym-stanem-prawnym, oferuje wszystkim “poszkodowanym” 10% rabatu na swoje produkty. Przy okazji – zapomina o obowiązującym prawie i załącza pod swoim mailem kompletną listę adresów, które pani Justyna niefrasobliwie umieściła w polu Do:

[większa wersja obrazka dostępna po kliknięciu]

Pani Justyno, nie trzeba od razu korzystać z korespondencji seryjnej czy personalizacji maili. Ale warto zapamiętać do czego służy BCC (albo UDW).

“Specjalistom” od spamarketingu z firmy abis.pl również polecam poprzedni link.

Głównym mankamentem tego mechanizmu jest brak obsługi załączników. W internecie roi się od narzekań na ten problem a najczęściej cytowanym rozwiązaniem jest artykuł Douga Robbinsa ze strony Microsoft Most Valuable Professional http://word.mvps.org/faqs/mailmerge/MergeWithAttachments.htm, na którym opiera się poniższy post.

Tekst Douga zakłada, że czytelnik wie jak zrobić “zwykłą” korespondencję seryjną – ja nieco rozszerzam temat nie robiąc takiego założenia.

Mimo że Doug pisze, że jego skrypt zadziała na wersjach Office od 97 do 2007 (i ma rację), to pomija jeden szczegół. Przy korespondencji seryjnej Outlook prosi o potwierdzenie użytkownika przed wysłaniem każdego (z np. 1000) maili, Doug sugeruje instalację darmowego programu ”Express ClickYes” http://www.contextmagic.com/express-clickyes/ jednak według strony producenta do działania z Office 2007 potrzebujemy już wersji płatnej. To jednak nie powinien być problem, ponieważ niewygodnego pytania Outlook nie zada jeśli domyślnym typem wysyłanych wiadomości jest HTML.

Dużym plusem (przynajmniej dla mnie) tego rozwiązania jest to, że Outlook nie musi być domyślnym klientem poczty – wystarczy aby był zainstalowany. Skrypt Douga pozwala na dołączanie wielu załączników do każdej wiadomości, a nawet dołączanie różnych załączników dla różnych odbiorców.

Makro

Aby wszystko zadziałało, w Edytorze Visual Basica (alt+F11 lub karta Deweloper) należy ustawić odniesienie do Microsoft Outlook Object Library.

Edytor nie jest tłumaczony, więc klikamy na Tools>References w górnym menu i z długiej listy komponentów wybieramy  Microsoft Outlook 12 Object Library (12 to numer właściwy wersji 2007).

Tu również trzeba będzie później dodać makro (w oknie This document konkretnego pliku (Projektu) lub szablonu)

Cztery pliki i wysyłka

1

Do korespondencji z załącznikami będziemy potrzebowali (jak zwykle) źródła danych (np. arkusza Excela) w którym umieszczone będą w jednej z kolumn wszystkie adresy e-mail odbiorców a każdy wiersz zawiera dane na temat tego właśnie odbiorcy, które możemy wstawić w tekst wysyłanego maila – w tym samym pliku możemy również podać ścieżkę do pliku załącznika, który chcemy wysłać.

Ponieważ błąd w tym ostatnim może nas kosztować w najgorszym przypadku wysyłanie maili (stu – tysiąca) bez załączników w najlepszym konieczność powtarzania procedury od początku warto sobie ułatwić życie i skopiować załączniki do głównego katalogu jednego z dysków – tak aby były widoczne od razu po kliknięciu na ikonę dysku w oknie Mój Komputer – wtedy dla dysku C i pliku Raport.pdf ścieżką będzie C:\Raport.pdf

2

Poza tym potrzebny nam będzie również dodatkowy dokument Worda (katalog korespondencji), w którym umieścimy dane o tym jaki załącznik (i do kogo) chcemy wysłać.

W katalogu wstawiamy jednowierszową tablekę z 2 lub więcej kolumn i wybieramy nasze – przygotowane już źródło danych.

W pierwszej kolumnie umieszczamy pole korespondencji seryjnej zawierające adres e-mail, w drugiej (i ew. kolejnych) pola zawierające ścieżki dostępu do załączników.

Powinno to wyglądać mniej więcej tak

W prostszych przypadkach – np. gdy wysyłamy takie same załączniki do wszystkich wystarczy wpisać ścieżkę właśnie w tej tablce – np. tak

Możemy również stosować kombinację obu metod i wysłać Raport do wszystkich jako pierwszy załącznik, ale drugi pobrać już ze źródła danych:

3

Przygotowany w ten sposób dokument należy scalić korzystając z opcji Edytuj poszczególne dokumenty (Alt+Shift+N). Word stworzy automatycznie nowy plik w którym – o ile wszystko poszło dobrze zobaczymy naszą tabelkę (tyle wierszy ilu mamy odbiorców) wypełnioną danymi. Plik należy zapisać np. jako “katalog korespondencji”  i zapamiętać miejsce – za moment będziemy musieli go otworzyć.

4

Następnie – w nowym dokumencie Worda przygotowujemy treść korespondencji seryjnej – wpisujemy wspólne części maili, a treść personalizowaną wstawiamy ze źródła danych. Ponownie scalamy korzystając z opcji Edytuj poszczególne dokumenty i do uzyskanego pliku dodajemy makro.

Kiedy wszystko jest już gotowe  uruchamiamy nasze makro (Alt+F8), wskazujemy i otwieramy nasz “katalog korespondencji”, w kolejnym okienku wpisujemy jeszcze temat wspólny dla wszystkich wiadomości.

Za pierwszym razem (albo każdym kolejnym) warto zadbać o to, aby mieć możliwość przejrzenia maili przed wysłaniem – już w Outlooku – dla tego warto wyłączyć (wcześniej!) automatyczne wysyłanie wiadomości z domyślnego konta, lub po prostu rozłączyć się z Internetem i dopiero po upewnieniu się, że wszystko jest dokładnie tak jak chcemy, kliknąć w Outlooku “Wyślij”.

Odpowiednio zaawansowanej technologii nie da się odróżnić od magii

(Trzecie Prawo Clarke’a)
Arthur C. Clarke, “Profiles of The Future”, 1961 (tłum. własne)

MK jest tego żywym dowodem. Jak również tego, że (to może być Czwarte Prawo Krzyśka) ‘jeśli czegoś nie rozumiesz, nie potrafisz też ocenić czy jest prawdopodobne’.

Już wyjaśniam: uprawnienia administratora poczty dają mi możliwość korzystania z panelu zarządzania usługą nethostingu Netii. W tym – zmiany haseł użytkowników poczty (w szczególności tych użytkowników, z którymi już nie współpracujemy) – potem standardowo – backup zawartości konta albo przekazanie nowych haseł komuś wyżej.

Niby norma – a jednak są ludzie, dla których to już hokus-pokus, czarna magia, albo jakieś voodoo. Trzy kliknięcia rutynowej zmiany hasła na koncie pocztowym nie da się odróżnić od zhackowania serwera? Dla niektórych, nie.

Miło wiedzieć, że umiem zrobić coś, co przynajmniej dla jednej osoby na świecie będzie magią.